Personel recepcji jest zwykle pierwszym kontaktem pacjenta z biurem. Nie tylko odbierają telefon lub witają pacjentów. Są również odpowiedzialni za planowanie spotkań i uzyskiwanie informacji demograficznych o pacjentach. Muszą być w stanie nadążyć za szybkim tempem biura medycznego, a także zwracać szczególną uwagę na szczegóły. Oto 8 obowiązków personelu recepcji.
1 -
Z zadowoleniem przyjmuje i wita ...Osoba z recepcji wita wszystkich pacjentów i gości, osobiście lub przez telefony. Jak wszyscy wiedzą, pierwsze wrażenia są trwałe. Pierwsze wrażenia, jakie klienci odbierają na temat Twojej praktyki lekarskiej, często pochodzą od personelu biurowego, co sprawia, że są one kluczowe dla sukcesu Twojej organizacji. Zapewnienie wysokiej jakości opieki i doskonałej obsługi klienta zapobiegnie utracie dochodów dla biura medycznego ze względu na wysoki poziom zadowolenia pacjentów.
2 -
Odbiera telefon…zachowując uprzejmy, spójny sposób korzystania z telefonu przy użyciu odpowiedniej etykiety telefonicznej. Dobre maniery w telefonie to proste zadanie. Posiadanie dobrych manier w telefonie oznacza po prostu bycie profesjonalistą i traktowanie innych tak, jak chcesz być traktowany, jeśli jesteś osobą dzwoniącą. Ważne jest, aby personel gabinetu medycznego konsekwentnie oferował uprzejmy, spójny sposób korzystania z telefonu. Gdy pacjent dzwoni, sposób, w jaki personel recepcji zajmuje się rozmową telefoniczną, określa sposób postrzegania obiektu.
3 -
Utrzymuje strefę odbioru ...czysty i zorganizowany. Utrzymanie biura medycznego w czystości nie zależy tylko od tego, jak wygląda. Czyste biuro medyczne jest niezbędne, aby zapewnić pracownikom i pacjentom bezpieczeństwo i zdrowie. Utrzymanie gabinetu lekarskiego w stanie wolnym od drobnoustrojów jest czymś więcej niż tylko tym, co jest na powierzchni; chodzi o zdrowe, sterylne środowisko, aby zapobiegać chorobom zakaźnym.
4 -
Rejestruje nowych pacjentów ...i aktualizuje istniejące dane demograficzne pacjentów, gromadząc szczegółowe informacje o pacjentach, w tym dane osobowe i finansowe. Cykl konta pacjenta pochodzi z początkowego wprowadzenia informacji demograficznych o pacjentach, które obejmują dane demograficzne pacjentów i informacje o ubezpieczeniach. Nieprawidłowe informacje mogą opóźnić płatność.
5 -
Ułatwia przepływ pacjentów ...poprzez powiadamianie dostawcy o przybyciu pacjentów, mając świadomość opóźnień i komunikacji z pacjentami i personelem klinicznym. Jeśli pacjenci twojego biura medycznego nie są zadowoleni z całego procesu, mogą nie wrócić. Zapewnienie wysokiej jakości opieki i doskonałej obsługi klienta zapobiegnie utracie dochodów dla biura medycznego ze względu na wysoki poziom zadowolenia pacjentów. Pacjenci najprawdopodobniej będą wracać, dopóki będą zadowoleni z całego procesu.
6 -
Odpowiada…pacjentów, potencjalnych pacjentów i zapytań gości w sposób uprzejmy. Technika nazywana "aktywnym słuchaniem" jest pomocnym narzędziem, które zapewnia pełne zrozumienie. W tej technice słuchacz ponownie sformułuje informacje, które usłyszą własnymi słowami. Jeśli te informacje są poprawne, wymiana jest zakończona, jeśli nie, nadawca informacji może skorygować wszelkie nieporozumienia w tym czasie. Ta wymiana zajmuje tylko trochę więcej czasu i jest skutecznym narzędziem do tworzenia odpowiedzialności, ponieważ wszyscy uczestnicy wymiany wiedzą, że oczekiwania były jasne i zrozumiałe.
7 -
Przechowuje medyczny sprzęt biurowy ...odpowiednio zaopatrzony poprzez przewidywanie potrzeb w zakresie zapasów, składanie zamówień i monitorowanie sprzętu biurowego.
8 -
Chroni poufność pacjenta ...upewniając się, że chronione informacje zdrowotne są zabezpieczone przez pozostawienie PHI w zwykłej witrynie i wylogowanie z komputera przed pozostawieniem go bez nadzoru. Utrzymywanie poufności pacjenta nie tylko sprawia, że pacjenci czują się bezpiecznie w szpitalu, ale także w prawie. Każda organizacja, która uzyskuje dostęp do informacji o stanie zdrowia pacjentów, jest traktowana jako podmiot objęty ochroną i jest prawnie zobowiązana do przestrzegania przepisów HIPAA lub do wymierzania kar cywilnych i / lub karnych. Konieczne jest, aby zapisy medyczne pozostały poufne i nie mogły być dostępne dla osób, które nie posiadają odpowiedniej autoryzacji. Ujawnienia informacji dotyczących chronionych informacji zdrowotnych pacjenta (PHI) bez ich upoważnienia są uważane za naruszenie zasady prywatności.