Komunikacja elektroniczna staje się w dzisiejszych czasach coraz popularniejsza niż rozmowy telefoniczne, "ślimaki", a nawet, w niektórych przypadkach, spotkania twarzą w twarz. W każdym profesjonalnym otoczeniu, w tym w biurze medycznym, ważne jest rozważenie kilku kwestii podczas wysyłania e-maili do współpracowników, pacjentów, lekarzy, szpitali, sprzedawców lub innych specjalistów.
Ludzie spędzają dużą część dnia na otwieraniu i czytaniu e-maili.
Cenny czas nie powinien być marnowany na nieskuteczne i nieważne e-maile. Ten sam profesjonalizm, z którego korzystasz przez telefon, korespondencję korespondencyjną lub twarzą w twarz, powinien być również wyrażany w wiadomości e-mail. Zawsze pamiętaj, że wiadomość e-mail jest formą komunikacji, a sposób, w jaki odbiorca interpretuje wiadomość, jest jedyną rzeczą, która ma znaczenie.
Przed stworzeniem i wysłaniem e-maila zadaj sobie kilka pytań.
- Czy poczta elektroniczna jest najlepszą formą komunikacji dla informacji, które wysyłam?
- Czy to jest profesjonalne?
- Czy jest zgodny z HIPAA?
- Czy to dokładnie reprezentuje mnie i biuro medyczne?
Etykieta etykiety e-mail nr 1
Zastanów się nad zawartością swojej wiadomości, zanim naciśniesz WYŚLIJ . Upewnij się, że poczta e-mail jest odpowiednią formą komunikacji dla Twojej wiadomości zamiast rozmowy telefonicznej lub spotkania. Należy pamiętać, że treść powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.
Nie wysyłaj, nie przesyłaj dalej ani nie odpowiadaj na wiadomości e-mail zawierające treści obsceniczne, obraźliwe, oszczercze, zniesławiające, rasistowskie lub seksualne. Kary mogą być surowe dla Ciebie i Biura Medycznego.
Etykieta etykiety e-mailowej nr 2
Używaj właściwej gramatyki, interpunkcji i ortografii. Ponownie, twoja wiadomość jest odbiciem twojego gabinetu lekarskiego.
Pamiętaj też, aby treść wiadomości była zwięzła i użyj odpowiedniego układu wiadomości, co ułatwi czytanie. Sprawdź, czy Twój e-mail nie trafił WYŚLIJ .
Nie używaj WSZYSTKICH CZAPEK, ponieważ jest to uważane za krzyczące lub krzyczące w świecie online. Użyj pogrubienia lub kursywy, aby podkreślić słowo lub frazę. Należy również unikać używania niezwykle fantazyjnych lub dziwnych czcionek, ponieważ utrudnia to czytanie wiadomości e-mail.
Etykieta etykiety e-mailowej nr 3
Upewnij się, że wiadomość e-mail jest wysyłana do odpowiednich odbiorców. Informacje w Biurze Medycznym, w szczególności związane z informacją o pacjencie, powinny być udostępniane wyłącznie w oparciu o potrzebę wiedzy. Weź też pod uwagę, że ludzie mogą uważać informacje niezwiązane z nimi za "wiadomości-śmieci".
Nie omawiaj informacji osobistych i poufnych ani nie dołączaj plików pacjentów do wiadomości e-mail. Użyj numerów kont pacjentów lub numerów rejestrów medycznych, aby poinformować kogoś o przejrzeniu konta. Twoje informacje powinny być tam odnotowane.
Etykieta etykiety e-mailowej nr 4
Jeśli to możliwe, odpowiadaj na profesjonalne e-maile w ciągu 24 godzin. Jeśli to nie daje wystarczająco dużo czasu, przynajmniej odpowiedz, że otrzymałeś wiadomość e-mail, a skontaktujesz się z nimi jak najszybciej.
Nie odpowiadaj na spam lub prośby o subskrypcję / rezygnację z subskrypcji.
Spowoduje to tylko wzrost ilości spamu, który zaleje Twój firmowy adres e-mail.
Zasada etykiety e-mailowej nr 5
Nie dopuszczaj emocji do wiadomości e-mail. Bądź grzeczny i profesjonalny. Dowiedz się, z kim możesz być nieformalny po upływie czasu wystarczającego do zbudowania tego rodzaju relacji.
Nie mów nic w e-mailu, którego możesz później żałować. Zachowaj ostrożność podczas wysyłania wiadomości e-mail lub odpowiadania na nią w gniewie. Nigdy nie twórz osobistych komentarzy na temat innej osoby, nie rób komentarzy, które mogłyby obrazić kogoś lub powiedzieć coś, czego nie powiesz osobiście.
Zasada etykiety e-mailowej nr 6
Zachowaj humor, dowcipy i ironię do minimum. Intencje często są "zagubione w tłumaczeniu" w e-mailach, a ludzie mogą nie zawsze żartować.
Pomyśl o tym z perspektywy odbiorcy.
Nie wysyłaj, nie wysyłaj dalej ani nie odpowiadaj na łańcuszki. Jest to nieprofesjonalne zachowanie, a niektórzy postrzegają to jako wiadomości-śmieci. Pamiętaj, że każda przesyłana zawartość powinna odzwierciedlać obraz i poziom profesjonalizmu, jakiego oczekuje się od biura medycznego.