Jak być klarownym i zwięzłym
Dzięki planowaniu i opiece kierownik biura medycznego może zwiększyć efektywność i skuteczność dzięki udanym technikom komunikacji i praktyce. Komunikacja jest jednym z najważniejszych narzędzi w każdym związku, czy to osobistym, czy zawodowym. W gabinecie lekarskim wyraźna komunikacja między pracownikami jest niezbędna dla zapewnienia jakości opieki nad pacjentami.
Komunikacja jest dwukierunkowa
Aby komunikacja mogła zostać ukończona, muszą istnieć pomysły lub informacje, które należy udostępnić, ktoś, kto udzieli informacji lub pomysłu, oraz osoba, która otrzyma informacje.
Komunikacja jest najlepsza, gdy jest wzajemna, co oznacza, że idee i informacje są dzielone między dwie osoby, z każdym przekazaniem i przyjęciem z wymiany. Kiedy komunikacja jest jednostronna, możliwość nieporozumień lub nieporozumień jest wysoka, a to prowadzi do niezaspokojonych oczekiwań i słabych wyników.
W związku najczęściej wracamy i przepraszamy za wszelkie nieporozumienia i spróbujmy ponownie. Ale w gabinecie lekarskim nieporozumienie może być kosztowne zarówno pod względem fizycznym, jak i finansowym. Badania wśród najbardziej skutecznych liderów pokazują, że komunikacja jest najważniejszą umiejętnością, którą może posiadać i wykorzystywać menedżer lub lider.
Skuteczna komunikacja w ustawieniu biura medycznego
Aby komunikować się najefektywniej, jasne i zwięzłe informacje mają kluczowe znaczenie.
Niezależnie od tego, czy jest to komunikacja pisemna, e-mail w biurze , interakcja jeden na jednego, czy ustawienie grupowe, ważne jest, aby trzymać się tematu i nie odstępować od tematu. Korzystanie z pięciu W i H dziennikarstwa pomoże skupić się na problemie:
- Kto: Kto potrzebuje udostępnionych informacji? Kto wpłynie na te informacje? Kto jest lub będzie odpowiedzialny?
- Co: Jakie kroki należy podjąć? Jaki wynik jest pożądany? Jakie zasoby są potrzebne do ukończenia procesu lub projektu? Jakie są okoliczności bezpośrednio wpływające na tę sprawę?
- Dlaczego: Dlaczego to jest ważne? Dlaczego osoba otrzymująca te informacje jest objęta?
- Gdzie: Gdzie odbędzie się wydarzenie, spotkanie, praca? Gdzie są materiały lub dane potrzebne do ukończenia projektu?
- Kiedy: Kiedy jest spotkanie? Kiedy jest ostateczny termin? Kiedy wymagana jest informacja zwrotna lub postęp?
- Jak: Jak mierzyć sukces? Jak oceni się wydajność? W jaki sposób ukończenie będzie pewne?
Bądź jasny i zwięzły - wyeliminuj rozmowę i fluff
To tylko kilka pytań, które można by zająć, aby informacje były jasne i zwięzłe. Inną dobrą zasadą przy zwracaniu się do innych jest: "Mów, co masz na myśli, a co masz na myśli."
Kiedy inni wiedzą, że przekazujesz sensowne informacje i opinie, są bardziej skłonni uważnie słuchać i traktować swoją wymianę z szacunkiem. Menedżer, który plotkuje, bez przerwy rozmawia o sprawach niezwiązanych z działalnością biznesową lub odrzuca temat w trakcie spotkań, będzie mniej skuteczny, ponieważ jego pracownicy zaczną tłumić "puch". Ważne jest, aby mieć dobre stosunki ze współpracownikami i pracownikami, ale równie ważna jest profesjonalna świadomość.
Przekaż opinię - aktywne słuchanie
Informacja zwrotna jest kolejnym ważnym elementem skutecznej komunikacji. Wysłuchanie opinii pomoże wszystkim stronom w zrozumieniu. Technika nazywana "aktywnym słuchaniem" jest pomocnym narzędziem, które zapewnia pełne zrozumienie. W tej technice słuchacz ponownie sformułuje informacje, które usłyszą własnymi słowami. Jeśli te informacje są poprawne, wymiana jest zakończona, jeśli nie, nadawca informacji może skorygować wszelkie nieporozumienia w tym czasie. Ta wymiana zajmuje tylko trochę więcej czasu i jest skutecznym narzędziem do tworzenia odpowiedzialności, ponieważ wszyscy uczestnicy wymiany wiedzą, że oczekiwania były jasne i zrozumiałe.
Korzyści płynące z przejrzystej komunikacji w gabinecie lekarskim
Jasna i skuteczna komunikacja oszczędza czas, pieniądze i pogorszenie. Kiedy wszystkie strony zrozumieją, co jest potrzebne, oczekiwane i akceptowalne, postęp jest bardziej pewny. Kiedy wszystkie strony rozumieją, dlaczego coś jest konieczne, czują się szanowane. Gdy wymieniane są pomysły i opinie są brane pod uwagę, wszystkie strony czują się częścią i są ważne dla procesu. Te uczucia włączenia i znaczenia są kluczowe dla morale biura i ogólnego sukcesu praktyki.