5 Ważne funkcje front desk

Recepcja gabinetu lekarskiego może być bardzo pracowitym miejscem. Personel recepcji jest niezbędny do sprawnego funkcjonowania biura medycznego. Personel recepcji zazwyczaj składa się z recepcjonistów i / lub asystentów medycznych iw zależności od wielkości gabinetu lekarskiego jedna osoba może być jednocześnie obojga. Odkłada na bok obowiązki lekarskie, biuro odpowiada za pięć obowiązków administracyjnych:

1. Powitanie pacjentów
2. Odbieranie i zarządzanie telefonem
3. Planowanie spotkań
4. Komunikacja między lokalami
5. Korespondencja zewnętrzna

1 -

Pozdrowienia pacjentów

Powitanie pacjentów to nie tylko to, co mówisz, ale także sposób interakcji z pacjentami. Recepcja jest odpowiedzialna za zapewnienie pacjentom powodzenia.

Recepcja to pierwsze wrażenie, jakie pacjent otrzymuje podczas wizyty lub wizyty w przychodni lekarskiej. Ważne jest, aby recepcja zapewniała wyjątkową obsługę klienta i była pozytywną reprezentacją praktyki medycznej.

Oto inne sposoby witania pacjentów:

• Odbiera telefon, zachowując uprzejmy, spójny sposób, używając odpowiedniej etykiety telefonicznej
• Utrzymuje porządek w recepcji i jest zorganizowany
• Rejestruje nowych pacjentów i aktualizuje istniejące dane demograficzne pacjentów, zbierając pacjentom szczegółowe informacje o pacjentach, w tym dane osobowe i finansowe
• Ułatwia przepływ pacjentów, powiadamiając dostawcę o przybyciu pacjentów, będąc świadomym opóźnień i komunikując się z pacjentami i personelem klinicznym
• Odpowiada w sposób uprzejmy na pacjentów, potencjalnych pacjentów i pytania odwiedzających

2 -

Zarządza telefonem

Odpowiadanie na telefon w uprzejmy i konsekwentny sposób jest częścią powitania pacjentów, nie jest to jedyny obowiązek związany z obowiązkami telefonicznymi w recepcji. Na recepcji spoczywa odpowiedzialność za odbieranie wszystkich połączeń przychodzących oraz, w razie potrzeby, wykonywanie połączeń wychodzących.

• Połączenia przychodzące: połączenia przychodzące obejmują połączenia z pacjentami, telemarketerzy, przedstawiciele farmaceutów, inni lekarze i inne. Podczas zarządzania telefonami przy użyciu tych umiejętności komunikacyjnych, recepcja musi używać odpowiedniej etykiety telefonicznej: być aktywnym słuchaczem, mieć dobre maniery w telefonie, wykonywać rozmowy telefoniczne, korzystać z taktu, zadawać pytania i zachowywać poufność.
• Połączenia wychodzące: Czasami w recepcji może być konieczne wykonywanie połączeń wychodzących w celu omówienia wizyty pacjenta, umówienia się na spotkania zewnętrzne lub skierowania lub zamówienia materiałów. Jako przedstawiciel gabinetu lekarskiego, równie ważna jest odpowiednia etykieta telefoniczna.

3 -

Planowanie spotkań

Skuteczne planowanie jest konieczne, aby zapewnić doskonałe doznania dla pacjenta i płynny przepływ pacjenta. Większość gabinetów medycznych korzysta z oprogramowania do harmonogramowania , dzięki któremu terminy spotkań są proste i łatwe. Jednak recepcja musi być w stanie wypełniać anulacje lub nie pokazywać i być skuteczna w przekazywaniu zmian w harmonogramie dla pacjentów i lekarzy.

4 -

Komunikacja między lokalami

Recepcja medycznego biura jest jak centrum komunikacyjne. Większość komunikacji między biurami przechodzi przez recepcję, zwłaszcza gdy dotyczy to jakichkolwiek zadań administracyjnych związanych z pacjentem.

Aby komunikować się najefektywniej, jasne i zwięzłe informacje mają kluczowe znaczenie. Niezależnie od tego, czy jest to notatka, pisemna komunikacja, e-mail wewnętrzny, interakcja jeden na jednego, czy ustawienie grupowe, ważne jest, aby trzymać się danego tematu i nie oddalać się od niego.

Do podstawowych umiejętności potrzebnych do efektywnej komunikacji między lokacjami należą:

• Etykieta telefoniczna
• Obsługa klienta
• Podstawowe programy słowne i programy Excel
• Zarządzanie czasem
• Umiejętności organizacyjne

5 -

Komunikacja zewnętrzna

Komunikacja zewnętrzna wymaga potencjalnej komunikacji ze sprzedawcami, innymi praktykami lekarskimi, firmami ubezpieczeniowymi i innymi firmami. Może to wymagać wykonywania wychodzących połączeń telefonicznych, pisania profesjonalnych listów, faksowania i wysyłania listów.

Znajomość procedur biurowych zwykle uzyskiwanych z certyfikatu lub tytułu Associates w programie biznesowym, w tym procesach administracyjnych i procedurach, przetwarzaniu roszczeń, przygotowywaniu kart pacjentów i podstawowych umiejętności obsługi komputera. Podstawowe umiejętności asystenta administracyjnego i umiejętność odpowiedniego operowania sprzętem biurowym są ważne dla sukcesu front office.