Jak uzyskać kopie dokumentacji medycznej

Proces, koszty i prawa pacjenta

Zapoznanie się z twoją dokumentacją medyczną jest twoim prawem i rozsądnie jest robić to za każdym razem, gdy odwiedzasz lekarza. Jeśli nie jesteś w systemie opieki zdrowotnej, który daje ci dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej, będziesz musiał złożyć wniosek o kopie swojej dokumentacji medycznej.

Zgodnie z prawem federalnym, masz prawo uzyskać kopie większości dokumentacji medycznej, niezależnie od tego, czy są to kopie papierowe, czy elektroniczne dokumenty medyczne .

Notatki lekarzy, wyniki testów medycznych , raporty laboratoryjne i informacje rozliczeniowe muszą zostać dostarczone, jeśli prawidłowo zapytasz.

Ustawa federalna, która dotyczy dostępu do naszej dokumentacji medycznej, nosi nazwę HIPAA (wym. HIP-a), ustawę o przenoszeniu i odpowiedzialności za ubezpieczenie zdrowotne. Zasady te dotyczą głównie kwestii związanych z prywatnością, ale są tak rozległe, że wielu świadczeniodawców nadal nie wie, jak je egzekwować. To zamieszanie czasami utrudnia otrzymanie twoich zapisów, nawet jeśli masz do nich prawo.

Kto może zażądać ich dokumentacji medycznej

Jeśli chcesz otrzymać kopie dokumentacji medycznej, wtedy:

• Musisz być pacjentem lub rodzicem lub opiekunem pacjenta, którego dane są wymagane.
• Jeśli nie jesteś pacjentem, rodzicem lub opiekunem, musisz uzyskać pisemną zgodę od pacjenta, czasami korzystając z formularza, który daje ci usługodawca. Opiekunowie lub adwokaci mogą mieć dostęp do zapisów, jeśli pacjent udzielił pisemnej zgody usługodawcy.

• Amerykański Departament Zdrowia i Opieki Społecznej zapewnia dobre informacje podstawowe w celu zrozumienia, kto może, ale nie musi mieć dostępu do zapisów pacjenta.

Wielu pacjentów uważa, że ​​oni lub ich osoby są jedynymi osobami, które mogą uzyskać kopie swoich zapisów. W rzeczywistości istnieje wiele innych osób, które mogą uzyskać dostęp do Twojej dokumentacji medycznej bez Twojej zgody.

Którzy dostawcy usług medycznych mają dokumentację medyczną?

Dostawcy, w tym lekarze, szpitale, laboratoria i inni lekarze, są zobowiązani do przechowywania większości dokumentacji medycznej dla dorosłych przez sześć lat lub dłużej, choć zależy to od stanu, w którym przechowywane są zapisy. W większości stanów zapisy dzieci muszą być przechowywane przez trzy do 10 lat po ukończeniu 18 lub 21 lat. Jeśli szukasz starszych zapisów, skontaktuj się z dostawcą, aby sprawdzić, czy są one dostępne.

• Dostawcy są zobowiązani do udostępniania własnych notatek lub zapisów lub wyników testów, dla których mają kopie. Są one również zobowiązane do przekazania wszelkich informacji przekazanych im przez innego lekarza, jeśli informacje te zostały wykorzystane w diagnozie i / lub leczeniu, które są omawiane z Tobą.
• Dane diagnostyczne testów laboratoryjnych dla takich badań, jak badania krwi, tomografia komputerowa, zdjęcia rentgenowskie, mammogramy lub inne, powinny być wymagane od lekarza, który je zamówił, lub lekarza pierwszego kontaktu. Jednak od 2014 r. Możesz poprosić o te wyniki bezpośrednio z laboratorium.
• Jeśli szukasz dokumentacji szpitalnej lub zapisów z innych placówek medycznych, możesz poprosić ich bezpośrednio z tego obiektu.

Rejestruje, że dostawcy nie muszą się z tobą dzielić

Należy pamiętać, że można odmówić dostępu do niektórych zapisów, zazwyczaj związanych z zapisami dotyczącymi zdrowia psychicznego.

Jeśli usługodawca uważa, że ​​pozwolenie ci na sprawdzenie dokumentacji medycznej może zagrozić twojemu zdrowiu fizycznemu, twoja prośba może zostać odrzucona. Nie mogą odmówić Ci dostępu tylko dlatego, że sądzą, że będziesz zdenerwowany, chyba że uwierzą, że zdenerwowanie doprowadzi cię do fizycznej krzywdy. Jeśli odmówisz, usługodawca musi to wyjaśnić na piśmie.

Te typy rekordów i okoliczności obejmują:

• Notatki z psychoterapii
• Informacje zebrane w celu użycia w procesie sądowym
• Rekordy, które nie znajdują się w wyznaczonym zbiorze rekordów
• Zapisy, które mogą zagrażać życiu i bezpieczeństwu
• Jeśli zapis zawiera wzmiankę o innej osobie, a twój dostęp do akt może wyrządzić krzywdę tej osobie

• Jeśli zapis zawiera informacje ze źródła obiecał poufność, a twoja prośba ujawniłaby to źródło
• Jeśli przebywasz w zakładzie karnym i żądasz zapisów od instytucji penitencjarnej, a zwolnienie zapisów może mieć negatywny wpływ na bezpieczeństwo, zdrowie, opiekę lub rehabilitację Ciebie, innych więźniów lub pracowników więziennych
• Jeśli informacje, o które prosisz, są częścią projektu badawczego i zgodziłeś się, że zapisy nie zostaną ujawnione podczas trwania projektu, możesz nie być w stanie uzyskać tego rekordu, dopóki projekt nie zostanie ukończony

Ile kosztuje zdobycie twoich rekordów?

Być może będziesz musiał zapłacić za kopie dokumentacji medycznej, które chcesz dostarczyć na papierze, faksem lub mediami elektronicznymi. Cena będzie się różnić ze względu na kilka czynników . Ale musisz tylko zapłacić rozsądną opłatę za dostarczenie rekordu. Nadal możesz otrzymać swoją dokumentację, jeśli nie zapłaciłeś za świadczone usługi medyczne.

Jak poprosić o dokumentację medyczną

Większość praktyk i udogodnień prosi o wypełnienie formularza, aby zażądać swoich danych. Zadzwoń do biura usługodawcy i poproś o kopię formularza. Powinni być w stanie dostarczyć je do ciebie faksem, pocztą e-mail lub pocztą, lub możesz odebrać je z biura lekarza.

Jeśli gabinet lekarski nie ma konkretnego formularza, możesz napisać list, aby złożyć wniosek. Dołącz te informacje:

• Twoje imię i nazwisko, w tym nazwisko panieńskie (jeśli dotyczy)
• Numer ubezpieczenia społecznego
• Data urodzenia
• Adres i numer telefonu
• Adres e-mail
• Wymagane rekordy
• Data (-y) doręczenia (miesiące i lata pod opieką lekarza)
• Podpis
• Opcja dostawy (odbiór, faks, e-mail itp.)

Co się stanie, jeśli Twój lekarz nie będzie już dłużej ćwiczyć?

Lekarze nie pozostają w praktyce na zawsze. Tak jak reszta z nas, zmieniają pracę, przechodzą na emeryturę, przenoszą się, a nawet umierają. Kroki, które należy podjąć, aby uzyskać dokumentację medyczną, zależą od tego, co stało się z praktyką lekarza i zapisów po ich odejściu.

Ćwicz jeszcze w pracy: Jeśli twój lekarz odszedł, ale praktyka wciąż działa, twoje zapisy powinny być dostępne przez praktykę. Postępuj zgodnie z tym samym protokołem, aby zażądać swojej dokumentacji medycznej, tak jakby lekarz nadal pracował w tej praktyce.

Jeśli praktyka została sprzedana : Jeśli praktyka lekarza została połączona z inną praktyką lub została zakupiona przez inną praktykę, to nowa jednostka praktyki nadal będzie miała twoje rekordy. Dotyczy to również sytuacji, gdy nie ma już lekarza lub grupa lekarzy kupiła tę praktykę. Postępuj zgodnie z tym samym protokołem, aby uzyskać dokumentację medyczną, tak jakby lekarz nadal tam pracował.

Jeśli praktyka jest nieczynna: Jeśli praktyka lekarza kończy się i nie ma już działalności, masz trzy możliwe zasoby:

• Najpierw skontaktuj się z lokalnym towarzystwem lekarskim . Możesz wyszukać numer telefonu online lub w książce telefonicznej. Możesz również znaleźć informacje kontaktowe, których potrzebujesz, korzystając ze swojego medycznego towarzystwa państwowego. Ktoś z towarzystwa medycznego powinien być w stanie poinformować cię, co stało się z praktyką twojego lekarza. Możliwe, że dowiedzą się, gdzie przechowywane są zapiski lekarza. Mogą również być w stanie powiedzieć, jak uzyskać kopie dokumentacji medycznej, jeśli procedura różni się od standardowej praktyki.
• Jeśli lokalna społeczność medyczna nie ma potrzebnych informacji, skontaktuj się ze stowarzyszeniem państwowego towarzystwa medycznego . Ponownie, poszukiwanie związku z państwem powinno dać wyniki.
• Wreszcie, jeśli żadna z tych możliwości się nie sprawdzi, skontaktuj się ze szpitalami w Twojej okolicy. Lekarze muszą przejść formalny proces, aby uzyskać przywileje leczenia pacjentów w szpitalu, a wielu lekarzy robi to w pewnym momencie swojej kariery. Możesz skontaktować się z działem, takim jak chirurgia, medycyna wewnętrzna lub zasoby ludzkie. Mogą wiedzieć, gdzie przechowywane są zapisy dotyczące pacjentów leczonych przez tego lekarza lub mogą skierować cię do odpowiedniego oddziału.

Pamiętaj, że kiedy twoje zapisy są przechowywane gdzie indziej, będą trudne do odzyskania, o ile nie należą do mniejszości zapisów, które zostały już przeniesione do elektronicznego rejestru zdrowia. Z tego powodu najprawdopodobniej zostaniesz obciążony kosztami za kopie, które chcesz.

Co się potem dzieje

Po złożeniu wniosku może zaistnieć potrzeba odczekania przez jakiś czas, zanim otrzymasz rekordy. Przepisy stanowe regulują, jak szybko dane te muszą być dostarczane pacjentowi. W niektórych stanach uzyskasz dostęp do przeglądania ich w gabinecie lekarskim natychmiast, ale możesz potrzebować od 10 do 60 dni na uzyskanie własnych kopii. Inne stany wymagają dostępu w ciągu 30 dni. Te ramy czasowe mogą niekiedy zostać przedłużone, jeśli wymagają tego okoliczności.

Co, jeśli odmówiono Ci dostępu do twoich rejestrów?

Istnieją systemy protokołów i skarg, których należy przestrzegać, jeśli odmówiono dostępu lub kopii dokumentacji medycznej. Wykonaj te kroki, jeśli uważasz, że twoje zaprzeczenie nie było odpowiednie.

Jeśli znajdziesz coś niewłaściwego w dokumentacji medycznej

Po uzyskaniu kopii swoich rekordów należy się z nimi dokładnie zapoznać . Jeśli znajdziesz błędy, będziesz chciał je natychmiast skorygować, aby upewnić się, że nie mogą wpłynąć na jakiekolwiek przyszłe diagnozy lub leczenie, które możesz otrzymać. W ramach HIPAA masz prawo zażądać zmiany danych medycznych lub rachunków, aby poprawić niedokładne lub niekompletne informacje. Dostawcy zazwyczaj zgadzają się poprawiać faktyczne nieścisłości. Ale jeśli jest to różnica zdań, Twój dostawca nie jest zobowiązany do zmiany zapisu. Jeśli prośba o zmianę nie zostanie przyznana, HIPAA umożliwia dodanie do protokołu oświadczenia o braku zgody.

Słowo od

Wiedza na temat tego, co znajduje się w Twojej historii medycznej, jest częścią aktywnej roli w twojej opiece zdrowotnej. Jeśli masz elektroniczny dostęp do swojej dokumentacji medycznej, pamiętaj, aby przejrzeć go po każdej wizycie, wizycie w gabinecie lekarskim lub leczeniu. Oprócz udzielania informacji o swoim zdrowiu, jest to szansa, aby wyjaśnić błędy lub omówić wszystko, co nie jest jasne z lekarzem.

> Źródła:

> Program CLIA i zasada prywatności HIPAA; Dostęp pacjentów do raportów z badań, ostateczna zasada, rejestr federalny Obj. 79, nr 25, 6 lutego 2014 r.

> Twoje akta medyczne. Amerykański Departament Zdrowia i Opieki Społecznej. https://www.hhs.gov/hipaa/for-individuals/medical-records/index.html